So funktioniert der KI-Telefonassistent Leon

Was ist ein KI Telefonassistent?

Ein KI Telefonassistent ist eine intelligente Software, die eingehende Telefonanrufe eigenständig entgegennimmt und natürliche Gespräche mit Ihren Kunden führt. Anders als ein klassischer Anrufbeantworter oder ein starres IVR-Menü versteht unser Assistent den Kontext des Gesprächs und reagiert flexibel auf die Anliegen Ihrer Anrufer.

Der Assistent arbeitet rund um die Uhr auch ausserhalb Ihrer Öffnungszeiten, an Feiertagen und während der Mittagspause. Jeder Anruf wird professionell bearbeitet, kein Kunde bleibt in der Warteschlaufe oder landet auf der Mailbox. Das System ist individuell auf Ihr Unternehmen konfiguriert: Es kennt Ihre Dienstleistungen, Öffnungszeiten, Mitarbeitenden und häufig gestellte Fragen.

Technisch basiert unser KI Telefonassistent auf modernster Spracherkennung (Speech-to-Text), einem leistungsfähigen Sprachmodell (LLM) und natürlicher Sprachausgabe (Text-to-Speech). Diese drei Komponenten arbeiten nahtlos zusammen, sodass Ihre Kunden ein flüssiges, natürliches Telefongespräch erleben.

• 24/7 ErreichbarkeitKein Anruf geht mehr verloren tagsüber, nachts und am Wochenende
• TerminbuchungBucht, verschiebt und storniert Termine direkt in Ihrem Kalender
• Schweizer HostingGespräche und Termine in Zürich, nach Schweizer Datenschutzgesetz aufgesetzt
• Natürliche GesprächeVersteht Schweizerdeutsch und antwortet in natürlichem Hochdeutsch

Automatische Terminbuchung in Echtzeit

Einer der grössten Vorteile unseres KI Telefonassistenten ist die vollautomatische Terminbuchung. Anstatt nur Nachrichten entgegenzunehmen, greift der Assistent direkt auf Ihren Kalender zu und bucht Termine in Echtzeit. Dabei prüft er die Verfügbarkeit, berücksichtigt verschiedene Terminarten und deren Dauer und vermeidet Doppelbuchungen.

Der gesamte Ablauf ist für Ihre Kunden einfach und intuitiv: Sie rufen an, nennen ihren Wunschtermin und der Assistent bestätigt die Buchung sofort. Optional erhält der Kunde im Anschluss eine SMS-Bestätigung mit allen Details. Bestehende Termine können ebenfalls telefonisch verschoben oder storniert werden.

Die Kalender-Integration funktioniert mit Google Calendar und lässt sich nahtlos in Ihren bestehenden Arbeitsablauf einbinden. Mehrere Mitarbeitende oder Standorte können mit separaten Kalendern verwaltet werden. Für mehr Details zu den Vorteilen eines KI Telefonassistenten haben wir eine eigene Übersicht zusammengestellt.

Natürliche Gespräche dank modernster KI

Was unseren KI Telefonassistenten von herkömmlichen Telefonanlagen unterscheidet, ist die Qualität der Gespräche. Dank modernster Sprachmodelle versteht der Assistent nicht nur einzelne Befehle, sondern den gesamten Kontext eines Gesprächs. Er kann Rückfragen stellen, auf Details eingehen und natürlich reagieren ähnlich wie ein gut geschulter Mitarbeiter am Empfang.

Die Spracherkennung ist speziell auf den Schweizer Markt optimiert. Der Assistent versteht Schweizerdeutsch in seinen gängigen Dialekten und antwortet in klarem, professionellem Hochdeutsch. Die Stimme klingt dabei natürlich und angenehm Ihre Kunden merken oft gar nicht, dass sie mit einer KI sprechen.

Der Assistent kennt Ihr Unternehmen im Detail. Über eine individuelle Wissensdatenbank beantworten Sie häufig gestellte Fragen zu Ihren Dienstleistungen, Preisen, Standorten oder Anfahrtswegen. Bei Bedarf kann der Assistent das Gespräch auch an einen echten Mitarbeiter weiterleiten nahtlos und ohne Wartezeit.

Für welche Branchen eignet sich ein KI Telefonassistent?

Unser KI Telefonassistent ist branchenunabhängig einsetzbar. Überall dort, wo Telefonate zum Tagesgeschäft gehören sei es für Terminvereinbarungen, Auskünfte oder Weiterleitung schafft der Assistent spürbare Entlastung. Besonders bewährt hat er sich in folgenden Bereichen:

Der Assistent ist ebenso für Zahnarztpraxen, Coiffeure, Physiotherapeuten, Anwaltskanzleien und Handwerksbetriebe eingerichtet. Die Konfiguration wird individuell auf Ihre Branche und Ihre Anforderungen angepasst.

100 % Schweizer Hosting in Zürich, DSG-konform umgesetzt

Datenschutz ist gerade im Gesundheitswesen und im Kundenkontakt von zentraler Bedeutung. Deshalb betreiben wir unsere gesamte Infrastruktur in Schweizer Rechenzentren. Spracherkennung, Verarbeitung und Speicherung laufen in der Schweiz: Gespräche, Transkripte, Termine und Backups bleiben in Schweizer Rechenzentren. Nur der E-Mail-Versand der Zusammenfassungen läuft über einen EU-Anbieter.

Unsere Lösung erfüllt die Anforderungen des revidierten Datenschutzgesetzes (revDSG) sowie der DSGVO. Für Unternehmen im Gesundheitswesen stellen wir auf Wunsch einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) bereit. Sensible Daten wie Patienteninformationen werden zusätzlich verschlüsselt gespeichert. Mehr zu den Kosten und Preisen erfahren Sie auf unserer Übersichtsseite.

Einfache Einrichtung innerhalb weniger Tage

Die Einrichtung Ihres KI Telefonassistenten ist unkompliziert und erfordert keine technischen Vorkenntnisse. Ihr Assistent ist innerhalb weniger Tage einsatzbereit.

1. Beratungsgespräch Wir besprechen Ihre Anforderungen: Branche, Anrufvolumen, gewünschte Funktionen und Integrationen.
2. Konfiguration Wir richten den Assistenten mit Ihrer Wissensdatenbank, Öffnungszeiten, Terminarten und Kalender-Anbindung ein.
3. Testphase Sie testen den Assistenten mit Ihrer eigenen Telefonnummer und geben Feedback zur Feinabstimmung.
4. Go-Live Der Assistent wird auf Ihre Geschäftsnummer aufgeschaltet und nimmt Anrufe entgegen. Fertig.

Nach dem Go-Live betreuen wir Sie weiterhin: Über ein übersichtliches Admin-Panel können Sie jederzeit Einstellungen anpassen, Gesprächsprotokolle einsehen und Statistiken abrufen. Für eine regionale Betreuung in der Ostschweiz stehen wir Ihnen persönlich zur Verfügung.