Das Telefonproblem in der Gastronomie
In der Schweizer Gastronomie klingelt das Telefon genau dann am meisten, wenn es am ungünstigsten ist: während des Mittags- und Abendservices. Das Servicepersonal steht am Tisch, der Koch hat beide Hände voll die Küche ruft und gleichzeitig klingelt das Telefon für eine Reservierung.
Die Folge: Anrufe werden ignoriert, Reservierungen gehen verloren, und potenzielle Gäste wählen ein anderes Restaurant. Besonders Gruppenbuchungen, die für den Umsatz besonders wertvoll sind, erfordern oft längere Telefonate zur Abstimmung von Menü und Platzierung genau diese Zeit fehlt im laufenden Betrieb.
Während der Stosszeiten kann niemand ans Telefon. Reservierungen, Menüfragen und Eventanfragen bleiben unbeantwortet.
Ausserhalb der Öffnungszeiten erreichen Gäste nur den Anrufbeantworter oder gar nichts.
Ein KI Telefonassistent nimmt Reservierungen entgegen, beantwortet Fragen und nimmt Eventanfragen auf rund um die Uhr.
Ihr Team kann sich voll auf den Service und die Küche konzentrieren.
Gäste erwarten heute eine unkomplizierte Reservierungsmöglichkeit. Wer telefonisch niemanden erreicht, bucht bei der Konkurrenz oder verzichtet ganz auf den Besuch. Ein KI Telefonassistent stellt sicher, dass jeder Anruf professionell beantwortet wird egal zu welcher Uhrzeit.
Was unser KI Telefonassistent für Ihr Restaurant leistet
Unser KI Telefonassistent ist auf die Anforderungen der Gastronomie zugeschnitten. Er kennt die typischen Abläufe eines Restaurants und kommuniziert freundlich, effizient und gastorientiert.
Tischreservierung
Nimmt Reservierungen mit Datum, Uhrzeit, Personenanzahl und Sonderwünschen direkt in Ihrem Kalender auf.
Erreichbarkeit 24/7
Gäste können auch ausserhalb der Öffnungszeiten, am Montagruhetag oder um Mitternacht reservieren.
Menü und Auskünfte
Informiert über Tageskarte, Allergene, Öffnungszeiten, Parkplätze und besondere Angebote.
Eventanfragen
Nimmt Anfragen für Firmenfeiern, Geburtstage und Gruppenreservierungen auf und leitet sie weiter.
Der Assistent passt sich an Ihr Restaurant an. Sie definieren die Öffnungszeiten, Tischkapazitäten und Informationen der Assistent handelt entsprechend. Erfahren Sie mehr über die Vorteile eines KI Telefonassistenten.
Intelligentes Reservierungsmanagement
Eine Tischreservierung per Telefon klingt einfach, ist im Alltag aber oft aufwändig: Datum und Uhrzeit klären, Personenanzahl, Innen- oder Aussensitzplatz, Allergien, Kinderstühle, Zeitfenster-Verfügbarkeit. Unser KI Assistent führt diese Gespräche natürlich und effizient.
Der Gast nennt den gewünschten Tag und die Uhrzeit. Der Assistent prüft die Verfügbarkeit, fragt nach der Personenanzahl und allfälligen Sonderwünschen und bestätigt die Reservierung. Bei Bedarf schlägt er alternative Zeiten vor, wenn der Wunschtermin belegt ist.
Was der Assistent bei Reservierungen erfasst
- Datum und Uhrzeit Inkl. Prüfung der Verfügbarkeit und Ruhetage
- Personenanzahl Von 2 Personen bis zu Grossgruppen
- Sonderwünsche Allergien, Unverträglichkeiten, Kinderstühle, Rollstuhlzugänglichkeit
- Innen- oder Aussensitzplatz Terrasse, Gartensitzplatz, Séparée (wenn konfiguriert)
- Anlass Geburtstag, Jubiläum, Geschäftsessen optional abgefragt
- Kontaktdaten Name und Telefonnummer für Bestätigungen und Rückfragen
Sie konfigurieren die Kapazitäten, Zeitfenster und Ruhetage individuell. Der Assistent bucht niemals über die definierte Kapazität hinaus. Alle Details zu den Kosten und Preisen finden Sie auf unserer Preisseite.
Entlastung in den Stosszeiten
Die grösste Herausforderung in der Gastronomie: Anrufe kommen genau dann, wenn der Betrieb auf Hochtouren läuft. Zwischen 11:30 und 13:30 Uhr sowie zwischen 18:00 und 21:00 Uhr häufen sich Reservierungsanrufe und gleichzeitig muss der Service reibungslos laufen.
Das Servicepersonal muss zwischen Tischen und Telefon wechseln. Anrufe werden ignoriert oder hastig abgewürgt.
Resultat: Verlorene Reservierungen, gestresste Mitarbeitende, unzufriedene Gäste am Tisch.
Der Assistent nimmt alle Anrufe sofort entgegen, auch wenn zehn gleichzeitig kommen. Keine Warteschleife, keine verlorene Reservierung.
Resultat: Das Team fokussiert sich auf den Service. Jeder Anruf wird professionell beantwortet.
Der KI Assistent kann beliebig viele Anrufe parallel bearbeiten. Das bedeutet: Auch an einem Freitagabend, wenn das Restaurant voll ist und gleichzeitig mehrere Gäste für das Wochenende reservieren möchten, geht kein Anruf verloren.
Menüauskünfte und Gästeinformation
Ein beträchtlicher Teil der Anrufe in Restaurants betrifft keine Reservierungen, sondern Informationsfragen. Gäste möchten wissen, was auf der Tageskarte steht, ob das Restaurant glutenfreie Optionen anbietet oder ob die Terrasse geöffnet ist. Diese Fragen beantwortet der KI Assistent sofort.
- Tageskarte und Wochenmenü Aktuelle Gerichte, Tagessuppe, Desserts einfach im Admin Panel aktualisierbar
- Allergene und Ernährungsformen Glutenfrei, laktosefrei, vegan, vegetarisch, nussallergiefreundlich
- Öffnungszeiten Reguläre Zeiten, Ruhetage, Ferienzeiten, Feiertags-Sonderöffnungszeiten
- Anfahrt und Parkplätze Adresse, ÖV-Verbindungen, Parkmöglichkeiten in der Nähe
- Sonderangebote Happy Hour, Mittagsmenü, Business Lunch, saisonale Aktionen
Die Informationen pflegen Sie jederzeit über das Admin Panel. Wenn die Tageskarte wechselt, aktualisieren Sie sie in wenigen Sekunden und der Assistent gibt sofort die neuen Informationen weiter. Kein Ausdrucken, kein Aushängen nötig.
Gruppen- und Eventmanagement
Gruppenbuchungen und Eventanfragen sind für Restaurants besonders lukrativ, erfordern aber auch mehr Abstimmung. Menüwahl, Raumgestaltung, Getränkepauschale, Sitzordnung diese Details können nicht vollständig automatisiert werden. Unser KI Assistent übernimmt dennoch den wichtigsten Schritt: die erste Kontaktaufnahme.
Der Anrufer fragt nach einer Gruppenreservierung oder einem Event. Der Assistent erfasst Datum, Personenanzahl, Anlass und besondere Wünsche. Bei Gruppen unter einer konfigurierbaren Grösse (z.B. 8 Personen) reserviert er direkt. Bei grösseren Anfragen nimmt er die Details auf und leitet die Anfrage zur individuellen Bearbeitung an Sie weiter.
Typische Eventanfragen
- Geburtstagsfeiern Datum, Personenanzahl, spezielle Menüwünsche, Dekoration
- Firmenfeiern und Teamevents Budget-Rahmen, Menüoptionen, Technikbedarf
- Hochzeitsessen Raumkapazität, Menüdegustation, Zeitrahmen
- Vereinsanlässe und Versammlungen Séparée, Beamer, spezielle Sitzordnung
- Catering-Anfragen Lieferung, Personenanzahl, Menüauswahl, Ort
Der Assistent stellt sicher, dass keine Eventanfrage mehr verloren geht, auch wenn sie um 22 Uhr eingeht, während Ihr Team noch im Service steckt.
Einfache Integration in Ihren Betrieb
Die Einrichtung unseres KI Telefonassistenten ist unkompliziert und erfordert keine technischen Vorkenntnisse. In wenigen Schritten ist Ihr Assistent einsatzbereit.
Der Einrichtungsprozess
- Erstgespräch Wir besprechen Ihre Anforderungen: Kapazitäten, Öffnungszeiten, Ruhetage, Menüinfos, Sonderwünsche.
- Konfiguration Wir richten den Assistenten ein, verbinden Ihren Kalender und konfigurieren die Telefonnummer.
- Testphase Sie testen den Assistenten mit Ihrem Team und geben Feedback. Wir passen alles an.
- Go-Live Der Assistent übernimmt die Anrufe. Sie behalten jederzeit die volle Kontrolle über das Admin Panel.
Die bestehende Restaurant-Telefonnummer bleibt erhalten. Anrufe werden über SIP-Technologie an den Assistenten weitergeleitet. Bei Bedarf z.B. bei komplexen Eventanfragen kann der Assistent das Gespräch jederzeit an Ihr Team übergeben. Alle Daten werden DSG-konform in Schweizer Rechenzentren verarbeitet und gespeichert. Für Gastronomiebetriebe in der Ostschweiz bieten wir persönliche Vor-Ort-Beratung an.